Come organizzare le attività di reparto in mini gruppi.
Viviamo nel periodo storico di più alto tasso di innovazione di tutta la storia dell’umanità, siamo nel mezzo di una rivoluzione tecnologica in cui l’innovazione e la scienza offrono opportunità mai viste prima.
Come in tutti i settori, anche in ambito sanitario le opportunità di crescita sono molteplici. L'evoluzione della medicina, negli ultimi anni, è stata fortemente legata all'evoluzione tecnologica, che ha permesso la messa a punto di dispositivi medicali e strumentazioni chirurgiche, in grado di migliorare la qualità di vita dei pazienti. Inoltre, da tempo ormai, partecipiamo e osserviamo l’evoluzione verso un sistema sanitario sempre più "digitalizzato" e la nascita di nuovi strumenti e modelli organizzativi e assistenziali.
Tutto davvero fantastico…ma quanto è importante tornare un po’ indietro mentre si va avanti?
Ci troviamo con tecnologie avanzate alla mano, senza, in molti casi, aver risolto problemi pratici che si trascinano di generazione in generazione di classi infermieristiche, e di reparto in reparto.
Con questa riflessione, vi invito a mettere in pratica questo semplice metodo: l’organizzazione delle attività di reparto in mini gruppi, che può apportare qualche piccolo cambiamento utile e molteplici vantaggi anche a distanza di tempo.
La finalità e il vantaggio del lavorare in gruppo, si trovano nella condivisione, nello scambio di idee e di competenze, nella progettazione, nell’organizzazione del lavoro, nel rispetto per il punto di vista dei colleghi.
Lavorare in gruppo può facilitare il professionista nell’ esprimere il suo talento, la sua unicità e quindi può aumentarne l’autostima: ognuno di noi ha qualcosa di speciale da dare. Con l’applicazione del metodo, inoltre, si può allenare la capacità di essere responsabile in ogni professionista, dato che, ognuno avrà un compito specifico e parteciperà in modo attivo al progetto.
Le azioni e la supervisione di ogni gruppo, risulterà funzionale per tenere sotto controllo le scadenze, per mantenere ogni singolo angolo pulito, per migliorare le azioni (in particolare quelle “sempre fatte così’ :-)” ), per aggiornare e conoscere meglio le procedure. Anche se può sembrare ovvio o banale parlare di “un carrello medicazioni” pulito e ordinato ogni giorno, nella realtà e nella pratica quotidiana non sempre risulta scontato. Infine, ogni mini gruppo diventerà un punto di riferimento per tutto il team multidisciplinare, in base alle necessità del momento.
Passiamo all’azione!
Come iniziare?
Un lavoro da fare in team.
Step 1: con l’aiuto dei tuoi colleghi e del coordinatore fai la lista delle attività di reparto di routine che non comprendono l’assistenza, ad esempio: manutenzione e pulizia “carrello emergenze”, approvvigionamento materiale per medicazioni, scadenze farmaci, ecc…
Step 2 : Ora unite le varie attività in settori specifici a cui darete un nome: farmacia, medicazioni, materiale cartaceo, ecc..
Step 3: componete cinque o sei gruppi di tre/quattro persone tra infermieri, oss, fisioterapisti, ecc, in base al numero di operatori e professionisti appartenenti al team e al numero di settori individuati.
Step 4: Assegnate ad ogni gruppo un settore, che comprenderà, una serie di attività attinenti all’argomento; ad esempio, il gruppo dedicato all’ Emergenza si occuperà del mantenimento della pulizia del carrello per le emergenze, presenza e scadenza dei dispositivi, compilazione check list, richiesta di materiali e farmaci necessari nel carrello, procedura aziendale per l’utilizzo del carrello, ecc…
Step 5: decidete per quanto tempo mantenere le persone nei diversi gruppi e segnate una data di scadenza sull’agenda di reparto, oppure sul calendario. Due o tre mesi potrebbe essere il tempo utile per raggiungere gli obiettivi e definire un metodo da ritoccare all’occorrenza. Scaduto il tempo, considerando gruppi di tre elementi, due persone del gruppo 1 passeranno al gruppo 2, mentre una di loro rimarrà per un altro arco di tempo nel medesimo gruppo, in modo da passare le innovazioni e le modalità operative alle altre due persone. Stessa cosa per il gruppo 2, gruppo 3, ecc…
Attenzione! Questo passaggio è molto importante per far sì che ogni unità del team sia aggiornata su tutte le attività di reparto, possa imparare dagli altri, possa dare il suo contributo e agire in autonomia nel momento del bisogno.
Step 6: ogni gruppo, dovrà decidere gli obiettivi da raggiungere nel tempo di presa in carico del settore; per esempio: “riordinare in modo funzionale l’armadio dei farmaci”, “trovare il metodo migliore per l’approvvigionamento dei farmaci”, “introdurre un modulo X”, ecc…
Step 7: ogni gruppo ora potrà organizzare in autonomia, con l’aiuto di colleghi e del coordinatore se necessario, la modalità migliore per raggiungere gli obiettivi prefissati nel periodo temporale di assegnazione del settore. Un esempio di obiettivo: per migliorare l’ordine e facilitare l’individuazione di un determinato presidio, il gruppo dedicato alla farmacia, può decidere di acquistare delle scatole lavabili con colori diversi.
Step 8: infine, all'interno del mini gruppo, è necessario concordare e assegnare ad ognuno le attività utili per raggiungere i nuovi obiettivi e per mantenere l’ordine di routine.
Riassumendo:
· Ogni gruppo avrà una durata temporale di due/tre mesi, al termine dei quali un elemento rimarrà per un secondo periodo in modo da passare il metodo di lavoro ai nuovi arrivati.
· Ogni elemento del gruppo dovrà avere un compito attivo e definito insieme agli altri membri.
· I gruppi saranno composti in modo da avere una possibilità di scambio di competenze.
· All’inizio del mandato il gruppo deciderà il metodo migliore per raggiungere gli obbiettivi.
· E’ possibile utilizzare quaderni, messaggi o qualunque altro mezzo funzionale alla comunicazione efficace.
Alcune pillole…
· Può essere utile, trovare un mezzo di comunicazione tra i professionisti dello stesso gruppo, per organizzare le azioni da intraprendere in base ai turni e alle giornate di lavoro di ognuno e altre comunicazioni più o meno importanti.
· Gli obiettivi possono riguardare aspetti puramente pratici - che comunque possono avere un’influenza determinate sull’assistenza, pensiamo a quanto sia importante trovare immediatamente il presidio necessario – oppure che riguardano un miglioramento dell’assistenza. Nei reparti dove non viene utilizzato il Primary Nursing e dove non è presente la figura dell’infermiere specializzato wound care, può essere utile assegnare al gruppo medicazioni, oltre alle mansioni gestionali di materiali, carrelli, procedure, check list, anche il monitoraggio delle lesioni attraverso schede infermieristiche apposite.
· Utilizzate l’assertivita’. Significa affermare la propria personalità e i propri pensieri nel rispetto di se stessi e degli altri , senza cadere quindi in comportamenti passivi o aggressivi.
D.ssa Micaela Iaia,
Personal & Corporate Coach, founder di Sanitariamente Coaching Sanitario
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